Bezpłatne elektroniczne składanie sprawozdań finansowych

Według danych udostępnionych przez Ministerstwo Sprawiedliwości zaledwie 1% podmiotów zobowiązanych do składania sprawozdań korzystało z drogi elektronicznej. Przyczyną tego stanu mogła być, oprócz słabego rozpowszechnienia tej informacji, konieczność uiszczenia za to dodatkowej opłaty. Od 15 marca 2018 roku sytuacja uległa zmianie.

Aktualnie wciąż istnieją dwa sposoby przesyłania wypełnionych sprawozdań: tradycyjna oraz elektroniczna. Jednak po 1 października 2018 Krajowy Rejestr Sądowy będzie przyjmować dokumenty wysłane wyłącznie za pośrednictwem specjalnie przygotowanego serwisu. Składnie sprawozdań finansowych także będzie musiało odbywać się online.

Profil zaufany czy podpis elektroniczny?

Nowelizacja przepisów o KRS pozwoliła na stworzenie nowej usługi udostępnianej za pomocą portalu S24. Rejestracja na portalu jest jednorazowa i wymaga wstępnej autoryzacji. Do tego należy posiadać profil zaufany ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Zaletę pierwszego rozwiązania stanowi brak opłat za jego użytkowanie. Każdy, kto posiada numer PESEL może założyć taki profil na stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Dzięki tej opcji sprawozdania finansowe spółek online zawsze będą mieć potwierdzenie tożsamości, co jest wymagane przy wysyłaniu ich do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Z kolei podpis kwalifikowany – w odróżnieniu od profilu zaufanego – jest metodą, która nakłada na użytkownika obowiązek opłacania abonamentu. Podpis w formie elektronicznej można zakupić u jednego z dostawców posiadających uprawnienia przyznawane przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Listę takich podmiotów gromadzi strona internetowa Narodowego Banku Polskiego.

Jakie dokumenty należy składać?

W tym przypadku nic nie uległo zmianie. Osoby oraz podmioty gospodarcze zobowiązane do składania raportów muszą przesłać pełne sprawozdanie z działalności zawierające informację o finansach, w tym sprawozdanie biegłego rewidenta, jeśli podlegało ono badaniu; uchwały zatwierdzające dokumenty oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez internet

Posiadając konto na S24, można przystąpić do składania dokumentów. Na stronie głównej portalu należy wybrać opcję „Bezpłatne zgłaszanie sprawozdań finansowych”, a następnie podążać za wskazówkami. Rejestracja zgłoszenia wymaga numeru KRS podmiotu oraz wypełnienia wszystkich obligatoryjnych pól. Należy także dołączyć niezbędne skany. Na sam koniec sprawozdawca podpisuje dokumenty za pomocą zaufanego profilu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Terminy

Sprawozdania finansowe online należy składać do 15 dni w KRS od momentu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez uprawniony do tego organ. Jeśli informacja o zatwierdzeniu nie pojawiła się w ciągu pół roku od złożenia dokumentu, to sprawozdanie także musi być złożone najpóźniej 15 dni po upłynięciu tego okresu.

Niedotrzymanie terminu jest klasyfikowane jako wykroczenie skarbowe. Na jednostkę może wtedy zostać nałożona kara finansowa lub kara pozbawienia wolności. Podmioty, które nie mają jeszcze udokumentowanej informacji o podobnym wykroczeniu, mogą uniknąć kary, przesyłając wraz z dokumentami oświadczenie nazywane „czynnym żalem”, czyli zawiadomienie o popełnieniu przez siebie wykroczenia.